O que é certificado digital?

Se você tem uma empresa que precisa cumprir certas obrigações, como emitir 

notas fiscais, entregar documentos à Receita Federal, entre outras, precisa saber o que é certificado digital. Afinal, esse tipo de recurso é muito importante para os negócios nesse meio digital em que vivemos atualmente.

Saber o que é certificado digital, quando usá-lo e se a sua empresa precisa dele é um conhecimento importante para quem quer agilizar e facilitar a sua emissão de notas, bem como a assinatura e entrega de outros documentos importantes. 

Quer aprender o que é e como ele pode ser útil para a sua empresa? Então siga a leitura do artigo abaixo até o fim!

O que é certificado digital?

Certificado digital é uma espécie de identidade digital que uma pessoa física ou jurídica usa para assinar documentos, fazer transações online e cumprir outras obrigações. Basicamente, é como se fosse a sua assinatura ou documento de identidade, só que em formato digital, feito justamente para que possa autenticar certas operações feitas na Internet.

Para uma empresa, o certificado digital é obrigatório para que possa emitir nota fiscal eletrônica, uma vez que ele serve como autenticador da validade daquele documento. 

Atualmente, um certificado digital é usado para uma série de eventos na contabilidade de uma empresa. A utilização mais comum é para emitir nota fiscal e assinar outros documentos contábeis e fiscais, como a escrituração contábil, por exemplo, além da declaração de Imposto de Renda ou obrigações do SPED e eSocial.

Além disso, o certificado digital pode ser usado para realizar transações bancárias, emitir documentos, assinar contratos, acordos e promissórias, além de outras declarações e obrigações de uma empresa.

Quais são os tipos de certificado digital?

Atualmente, os certificados digitais são disponibilizados no Brasil em dois formatos específicos. Veja a seguir quais são eles, como funcionam e para que são usados!

Certificado A1

Esse certificado vem no formato digital e deve ser instalado em um computador, sendo acessado posteriormente por outros dispositivos. Ele é integrado à Nota Fiscal Eletrônica e tem validade de 1 ano, sendo necessário usar a senha no certificado apenas uma vez.

Certificado A3

Esse certificado digital é disponibilizado em um formato físico, normalmente um pen drive, token ou um cartão. Ele tem validade de até 5 anos e só pode ser usado em um único computador por vez. Além disso, cada vez que o usuário for utilizá-lo deverá inserir uma senha nele.

Além desses formatos, existem outros tipos de certificados digitais no Brasil. Veja a seguir:

  • e-CNPJ: versão digital do CNPJ;
  • e-CPF: versão digital do CPF. É muito usado para assinatura digital, inclusive para fazer a abertura de empresas. Na JUCERJA (Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro), por exemplo, já é obrigatório ter o certificado digital para abrir uma empresa;
  • NF-e: usado para a emissão de notas fiscais eletrônicas e DANFE;
  • e-Simples: é um e-CNPJ para empresas do Simples Nacional;
  • e-MEI: feito exclusivamente para MEIs.

Sua empresa deve ter um?

O recomendado é que todas as empresas tenham um certificado digital. Todas as empresas que emitem nota fiscal eletrônica de produtos devem ter um certificado digital, já que para a emissão de NF-e, o certificado é obrigatório. Além disso, todas as empresas do Lucro Presumido ou do Lucro Real também devem ter a assinatura digital.

As empresas do Simples Nacional devem ter a assinatura digital, caso tenham mais de um empregado, ou seja: grande parte delas, exceto aquelas que são abertas para profissionais individuais que ultrapassam o faturamento do MEI ou não podem ser MEI.

Aos poucos, o Governo Federal vai adicionando mais e mais obrigações contábeis que exigem a assinatura eletrônica. Portanto, agora que você já sabe o que é certificado digital, vale a pena emitir logo o seu, pois cedo ou tarde você será obrigado a ter um.

Quais as vantagens de ter esse certificado?

Caso você ainda não esteja convencido sobre a importância de ter um certificado digital, confira abaixo algumas das vantagens de ter esse tipo de recurso com a sua empresa:

  • Mais praticidade: o certificado digital permite que você possa assinar documentos, reconhecer firma e fazer vários outros processos sem sair da sua empresa;
  • Menos custos: o certificado digital é mais um passo na digitalização da sua empresa, o que reduz custos significativos, como a compra de papel, reconhecimento de firma, armazenamento de documentos, despesas com envio de documentos e por aí vai;
  • Mais segurança: a certificação digital é mais segura do que qualquer processo “ao vivo”, especialmente por causa da criptografia que protege seus dados;
  • Cumprimento da lei: em alguns casos, a lei exige o certificado . Portanto, tê-lo é uma forma de estar em dia com suas obrigações.

Agora que você já sabe o que é certificado digital, já pode se preparar para emitir o seu. Além disso, lembre-se de que você precisará usar o certificado quando trabalhar com um software específico para emitir notas ou realizar certas tarefas. Caso você contrate um escritório contábil para isso, também precisará fornecer a eles o seu certificado digital.

E aí, aprendeu o que é certificado digital? Então, agora é hora de acompanhar mais dicas de contabilidade no nosso Facebook e Instagram!

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