O que é arquivo XML da NF-e?

Você sabe o que é arquivo XML da NF-e? Se a sua empresa começou a trabalhar com notas fiscais eletrônicas recentemente, deve ter notado que esses arquivos começaram a surgir e se acumularem nos computadores da empresa. No entanto, que tipo de documento é esse e para que ele serve? Mais importante: quais são as  obrigações fiscais, tributárias e outras responsabilidades em relação a ele?

Se você quer modernizar o seu negócio, precisará lidar com vários conceitos novos, como o formato de arquivo XML, certificados digitais e computação em nuvem. Tudo isso está interligado para garantir que as suas obrigações fiscais sejam realizadas mais facilmente por meio da Contabilidade Digital. Parece muito complicado de entender? Pode até parecer assim, mas na verdade é bem fácil.

Siga a leitura abaixo para entender de uma vez o que é o arquivo XML da nota fiscal, para que ele serve e o que sua empresa precisa fazer sobre ele (além de curtir uma dica bônus no fim para lidar melhor com todas as NF-es que você emitir).

O que é arquivo XML da NF-e?

O arquivo XML da nota fiscal eletrônica (ou arquivo eXtensible Markup Language) é, basicamente, a versão digital da nota fiscal. Esse formato é o que corresponde ao padrão nacional de escrituração fiscal, o que permite que a nota possa ser usada em todo o território nacional sem riscos. O objetivo é que a empresa emita a nota fiscal eletrônica no formato XML e envie isso por email para o consumidor, de modo que ele possa convertê-la em PDF depois, caso necessite.

Existem muitas vantagens para o uso do formato XML nas notas fiscais eletrônicas. Ele ajuda a integrar informações em um mesmo documento, agilizar processos fiscais e reduzir o custo com papéis e armazenamento de informações. Isso porque toda empresa deve armazenar as notas fiscais por um determinado tempo (falaremos sobre isso em breve). Além disso, o formato do arquivo XML torna muito mais fácil para organizar as notas fiscais eletrônicas, facilitando o armazenamento digital da empresa.

Quais são as suas obrigações em relação aos arquivos?

Pela legislação, toda empresa é obrigada a armazenar as suas notas fiscais por 5 anos, além do ano vigente. Por exemplo, suponha que você emitiu uma nota fiscal em julho de 2020. Você precisa mantê-la armazenada por todo o ano de 2020, além de 2021, 2022, 2023, 2024 e 2025 (ou seja, 5 anos + o vigente).

Isso é necessário pois a Receita Federal pode decidir fazer uma fiscalização nas suas contas, o cliente pode solicitar uma troca de produtos ou serviços, pode exigir algo da garantia obrigatória etc. Além disso, essa informação pode ser útil em algum tipo de processo ou situação extraordinária. Portanto, é essencial que a empresa guarde essas notas fiscais.

Isso não significa, entretanto, que a empresa deva imprimir os arquivos XMLs das notas fiscais eletrônicas. Pelo contrário: elas foram feitas nesse formato justamente para dispensar a impressão, economizando com papel, tinta e espaço para armazenamento (imagine uma empresa com milhares de vendas mensais e que precisaria guardar todas as notas fiscais).

Como armazenar todos os XMLs das suas notas?

Agora que você já sabe o que é arquivo XML da NF-e, deve ter entendido que fica muito mais fácil usá-la. Afinal, armazenar o arquivo digital ocupa muito menos espaço do que em formato físico.

O ideal para armazenar a sua coleção de XMLs é utilizando um servidor em nuvem. Isso porque os recursos ficam protegidos, mesmo que aconteça algo com os computadores da sua empresa. O servidor em nuvem fica em um local seguro e você pode acessá-lo depois usando outro computador.

Uma boa ideia é também fazer um backup dos arquivos em um HD externo na sua empresa ou em outro servidor. Assim, mesmo que algum problema aconteça com a primeira cópia, a segunda conta com um backup.

DICA BÔNUS: qual a maneira mais fácil de lidar com as notas fiscais?

Como prometido, agora que você já sabe o que é arquivo XML, é hora de aprender uma dica bônus para saber como lidar melhor com as notas fiscais eletrônicas.

A melhor maneira de otimizar essa demanda é contratar um escritório de Contabilidade Digital terceirizado para assumir esse trabalho. Isso porque um escritório do tipo conta com os principais softwares para fazer a emissão de notas de maneira automatizada. Assim, todo o trabalho fica muito mais fácil para ser feito e sua empresa pode dedicar mais tempo para o que realmente interessa.

Sabendo o que é arquivo XML, você pode otimizar a maneira como a sua empresa lida com as notas fiscais eletrônicas. Uma das melhores formas de fazer isso é contratando um bom time de contabilidade digital para cuidar desse serviço para você. Assim, sua única preocupação passa a ser vender produtos e serviços, além de melhorar a gestão do seu negócio.

A Conect Contabilidade é o braço digital de um sólido e consolidado grupo de contabilidade nacional. Nossos clientes contam com uma função automatizada em seus processos dentro de um honorário atrativo e acessível.

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